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Le métier de secrétaire, Une profession à valoriser
19 octobre 2011

Le métier de secrétaire comme tout autre métier nécessite une considération particulière. Cette profession connaît des moments assez difficiles au regard de tous ces préjugés à l’encontre des secrétaires. Mais dans le souci de mieux comprendre ce que le métier de secrétaire implique, nous irons vers l’APSB (Association professionnelle des secrétaires du Burkina), pour plus d’informations sur les activités entrant en ligne de compte dans la valorisation de ce métier et nous traiterons du métier de secrétariat et du rôle que peut jouer une secrétaire au sein d’une entreprise.

Le métier de secrétaire, Une profession à valoriser

Le mot Secrétaire dérive des mots latins Secretaruim, secretus qui signifie confident et désignait autrefois celui qui est attaché à une personne de haut rang pour rédiger, transcrire des lettres ou des dépêches officielles.

Selon le dictionnaire universel Francophone, Secrétaire désigne une personne dont l’emploi consiste à écrire ou à rédiger pour quelqu’un. Il peut également désigner l’employé dont le travail consiste à rédiger et à classer le courrier de quelqu’un, à prendre ses communications téléphoniques et à noter ses rendez-vous.

Pour la « National Secretaries Association » (NSA) aux Etats-Unis, « une Secrétaire de Direction est l’assistante d’un cadre, disposant d’un très haut niveau d’aisance technique nécessaire à la profession, susceptible de prendre des responsabilités sans en avoir directement reçu, capable d’initiatives et de jugement, et prenant bien entendu, des décisions relevant du domaine de ses compétences ».

Le métier de secrétaire comme tout autre métier nécessite une considération particulière. Cette profession connaît des moments assez difficiles au regard de tous ces préjugés à l’encontre des secrétaires. Mais dans le souci de mieux comprendre ce que le métier de secrétaire implique, nous irons vers l’APSB (Association professionnelle des secrétaires du Burkina), pour plus d’informations sur les activités entrant en ligne de compte dans la valorisation de ce métier et nous traiterons du métier de secrétariat et du rôle que peut jouer une secrétaire au sein d’une entreprise.

Les préjugés sur les secrétaires et leur formation : Une lutte permanente pour l’APSB

Le métier de secrétaire occupe une place centrale au sein de toute entreprise ou institution. Il va de soi donc que la secrétaire soit compétente dans sa mission, pour la réussite du bon fonctionnement de l’entreprise. Cependant, des préjugés persistent et entachent l’image de la secrétaire. C’est dans cette optique mais aussi pour la formation continue des secrétaires que l’Association Professionnelle des Secrétaires du Burkina (APSB) créée en juin 1995 a décidé de défier les deux difficultés majeurs auxquelles sont confrontées les secrétaires dont la méconnaissance de leurs fonctions et surtout la mauvaise appréciation du public.

Elle compte 2000 membres en son sein et possède 14 sections reparties dans les différentes provinces. L’un des objectifs de l’APSB qui est d’aider au développement de la personnalité des secrétaires montre bien la bonne image que cette association veut développer. Les réputations relationnelles des secrétaires à travers notamment leur mauvais accueil, leur dénomination de maîtresse, le travail mal exécuté ont conduit l’APSB à impliquer les patrons dans la formation des secrétaires au sein des entreprises. Pour la présidente de l’APSB, Diélia Léontine Sorgho, « dans les services, tout le monde part en formation sauf les secrétaires. Pourtant, c’est à elle que l’on demande le maximum de compétences ». Le secrétariat étant une profession comme toute autre, il nécessite de ce fait que les secrétaires soient aussi formées dans les services.

S’agissant des secrétaires qui disent vouloir changer de métier du fait de sa non valorisation, la Secrétaire générale nationale de l’APSB, Assétou Espérance Traoré pense qu’il s’agit d’une mauvaise raison qu’elles se font parce qu’il appartient à la secrétaire de valoriser son travail comme il se doit. De même, pour la présidente de l’association : « c’est parce que les secrétaires méconnaissent le rôle et l’importance de leurs fonctions qu’elles pensent qu’être secrétaire n’est pas suffisamment valorisé. Les secrétaires sont comme des chefs-d’orchestre qui sont au cœur de tout un ensemble ».

Pour Espérance Traoré, la secrétaire doit éviter les invitations en privé avec son patron. Quant aux menaces dont sont victimes les secrétaires, la présidente de l’APSB pense que ce genre de situation ne devrait pas arriver parce que la secrétaire peut se plaindre. « Si la secrétaire est compétente et stricte, elle peut se défendre car elle a des droits ». De l’avis de la vice-présidente de l’APSB, Elisabeth Savadogo « la secrétaire ne doit pas prêter le flanc. De nos jours, on ne peut pas forcer une secrétaire sauf si elle le veut ».

Au niveau de l’habillement, les secrétaires doivent porter des tenues correctes. Et comme le souligne la secrétaire générale, « il y a des zones de proximité à ne pas dépasser. Evitez des comportements qui peuvent attirer le patron ».

Le harcèlement sexuel est très répandu dans le milieu du secrétariat du fait de la proximité avec les patrons. Mais le sujet étant un peu tabou, cet état de fait ne se dévoile pas. Cependant avec les sensibilisations, l’APSB travaille à réduire ce phénomène. Pour ce faire, elle conseille toujours à leurs membres de ne jamais dépasser la zone de proximité.

L’APSB travaille sur la base d’un plan quinquennal en organisant des congrès tous les cinq ans. Et chaque année est organisé le conseil annuel où toutes les présidentes des différentes sections se retrouvent pour échanger sur les acquis, les faiblesses ainsi que les atouts pour la bonne continuité de l’association.

Les acquis de l’association se situe sur deux axes principaux dont :

  • Le plaidoyer à travers la sensibilisation,
  • L’élection du meilleur patron à l’égard de sa secrétaire, basé sur la formation et la considération du patron à l’égard de sa secrétaire.

En ce qui concerne ses activités, l’association organise des journées de sensibilisation, des causeries-débats entre professionnels du secrétariat. Elle a mis en place des amicales au sein des entreprises pour permettre aux secrétaires de se retrouver afin d’harmoniser leur méthode de travail pour la bonne marche de l’entreprise.

Au niveau continental, la création de la FASAD (Fédération Africaine des Secrétaires et Assistantes de direction) permet aux secrétaires des différents pays de se retrouver pour des échanges.

Les secrétaires ont beaucoup à gagner si les abus sont dénoncés. Comme on aime le dire à l’APSB, « le travail de secrétaire est un travail noble ». De ce fait, il appartient à chacune de valoriser cette noblesse.

De la formation des secrétaires

La secrétaire joue un rôle important dans la vie de l’organisation et il convient d’adapter le type de secrétaire au poste à occuper. La profession de secrétaire comporte plusieurs emplois qui dépendent de la formation reçue et des tâches exécutées. On distingue en autres :

  • L’emploi de secrétaire Sténo-dactylographe correspondancière
    L’employée de ce poste est titulaire d’un CAP sténo-dactylographie. Elle a comme tâche la prise de note, la frappe, le classement, la rédaction des lettres.
  • L’emploi de secrétaire
    L’occupant de ce poste est titulaire d’un baccalauréat série G 1 ou BAC Professionnel Bureautique et ses tâches sont : la prise de note, la frappe, le classement, la rédaction des lettres, l’accueil, la gestion du travail, le traitement du courrier.
  • L’emploi de secrétaire de direction
    Ce poste est occupé par le titulaire d’un BAC+2 (DUT ou BTS) secrétariat de direction et bureautique. En plus des tâches de la secrétaire, elle a en charge : la conception de documents (lettre, rapport, compte-rendu, etc.), l’organisation (de son travail et de celui de son responsable, réunions, etc.) ; le filtrage des visites et communications destinées au responsable ; l’animation de l’équipe des secrétaires.
  • L’emploi d’assistante de direction
    La secrétaire à ce poste doit être titulaire d’un BTS ou d’un DUT en secrétariat de direction et bénéficier d’une promotion ou avoir effectué des études en assistanat de direction, gestion des ressources humaines ; communication, etc.
    Elle aura en plus des tâches de la secrétaire de direction à assister son directeur et le seconder en cas d’absence.

Interrogée par Burkinapmepmi.com sur le travail de la secrétaire, Léontine Sorgho, présidente de l’APSB (Association Professionnelle des Secrétaires du Burkina), juge que certains patrons n’exploitent pas leurs secrétaires à leur juste valeur. Selon elle, la secrétaire peut être un appui efficace pour son patron. Elle peut être une bonne collaboratrice, elle peut faire une excellente organisatrice. Elle peut même être une véritable régulatrice et surtout, elle peut être une mémoire infaillible et un miroir à travers lequel le monde extérieur se fait une idée de l’organisation.

Selon Charlotte Bado, secrétaire d’une institution de la place : « le rôle d’une secrétaire en général est d’assister efficacement son directeur général et à cela viennent se greffer toutes les autres tâches ».
Ainsi, être secrétaire ce n’est pas seulement passer la journée à taper sur un clavier et à faire des photocopies ou à jouer le rôle de servante de thé ou de café aux patrons. Être secrétaire ne se limite pas aussi à juste savoir saisir, imprimer, répondre au téléphone.

Cet avis est également partagé par O.E., secrétaire d’une institution publique, diplômée d’un DUT (Diplôme Universitaire de Technologie) option bureautique, qui rapporte à Burkinapmepmi.com que « la secrétaire doit être une collaboratrice directe pour toute l’entreprise car en général, tous les documents passent par elle. Elle doit être en mesure de renseigner tout demandeur d’information, qu’il soit au sein de l’entreprise ou un client ».

La secrétaire doit véhiculer une image positive de la structure à laquelle elle appartient. M.C., diplômée d’un Bac+2 en secrétariat de direction et secrétaire du directeur des études d’une grande école d’enseignement supérieur de s’interroger : « qui vient-on voir dès que l’on a une question ou un souci ? La secrétaire, bien sûr ! Elle a souvent réponse à tout parce qu’elle est l’une des personnes qui connaît le mieux l’entreprise. La secrétaire décharge aussi ses supérieurs de toutes les tâches administratives. Elle doit cultiver la performance et l’efficacité ».

Les directeurs ont connaissance des atouts de leurs secrétaires et cela se ressent dans le travail exécuté. De même, la valorisation des compétences dont fait preuve certains directeurs montre que c’est un métier qui demande beaucoup plus de considération.

En ce qui concerne les préjugés, pour Charlotte Bado confie à Burkinapmepmi.com que, « cela va de soi car nous n’avons pas les mêmes formations de base ni la même éducation. Je ne me jette pas des fleurs mais je sais que mes visiteurs m’apprécient sur tous les plans, mon patron également parce que j’ai su rester professionnelle. Ce n’est que des jugements et on ne peut pas empêcher les gens de juger. Ce qui veut dire qu’il s’agit souvent de critiques qui ne sont pas fondées ».
Selon M.C., « il appartient à celles qui exercent le métier, qui ont réellement à cœur cette profession d’oser s’exprimer quand elles ont des raisons objectives ».

De l’avis de O.E., « c’est à chaque secrétaire en fonction des exigences de l’employeur et du milieu social dans lequel elle évolue, de se fixer des normes de conduite et d’habillement tout en respectant l’éthique professionnelle ».

Être secrétaire exige beaucoup de qualités. Le métier étant très varié, il importe de le valoriser et de lui donner sa place en tant que profession à part entière au sein des entreprises et non en tant que profession se définissant à partir de préjugés. C’est en cela qu’au niveau international, des manifestations telles que la fête des secrétaires qui existe depuis 1951 et la semaine des secrétaires depuis 1952 représentent des moments privilégiés pour rehausser l’image de ce métier. Au niveau national, nous avons l’APSB qui a été créée pour sensibiliser les gens sur le métier de secrétariat. Nonobstant cela, nombreuses sont ces personnes qui voient en la secrétaire une maîtresse, ou encore communément appelé deuxième bureau.

La relation patron-secrétaire, même si elle témoigne dans certain cas d’un professionnalisme stricte, dans d’autre cas elle l’est moins du fait de l’éducation et de la personnalité des individus. Cependant, loin de désigner des personnes, cet état de fait existe. Il s’agit toujours d’un sujet tabou qui met en difficulté certaines secrétaires qui se trouvent dans la crainte permanente de perdre leur emploi lorsqu’elles ont des difficultés financières. La plupart se retrouve dans un véritable dilemme les emmenant soit à quitter leur emploi, soit à y rester faute de moyen. L’APSB insiste sur le fait qu’une situation pareille ne devrait plus exister de nos jours parce que les secrétaires ont des droits et elles peuvent se plaindre quand elles se sentent lésées.

Témoignage d’une secrétaire

Ceci fut le cas d’une secrétaire dont on ne donnera pas le nom qui a bien voulu se confier à Burkinapmepmi.com. Voici son témoignage : « les gens ne connaissent pas la valeur de ce métier on nous prend comme des ratées et comme des boniches et moi je vis mal cela. Pour eux, on n’a pas de diplômes. Pourtant on est mieux instruit que plus la moitié de la boite en vérité. Moi j’ai résisté à mon ex-patron, mais je ne pense pas qu’il va oser proposer ça à une autre encore. Il a compris la leçon.

Tout a commencé pendant ma période d’essai que j’effectuais dans une importante société de la place.

Au début, tout allait bien avec mon patron et sa secrétaire principale. On travaillait tranquillement dans une bonne ambiance mais bien plus tard, l’environnement devenait de moins en moins vivable.

Les relations de travail avec le patron devenaient de plus en plus familières tandis que mes relations avec la secrétaire principale devenaient plutôt tendues.

Mon patron me faisait beaucoup d’appréciations sur tout ce que je portais. Les clins d’œil avaient remplacé les salutations ordinaires. Il ne se gênait pas pour venir occuper mon poste et voir tout ce que je faisais sur mon ordinateur.

Mes heures de descente avaient changées car le patron me demandait de rester pour des travaux qui n’ont jamais été effectués en vérité. Lesdits travaux étaient des techniques d’approche pour ce Monsieur qui avait l’âge de mon père. Il voulait qu’on soit seuls pour me faire librement ses déclarations tout en essayant de me faire des attouchements.

Les lendemains, je ne pouvais plus me concentrer au bureau car je me demandais ce qui allait finir par m’arriver avec mon patron que je craignais de plus en plus.

Un soir, il proposa de m’offrir un pot. J’eus si peur que j’acceptai comme une automate. Mais à ma grande surprise, il me proposa de m’amener hors de la ville, à un endroit dont je tairai le nom. Après quelques renseignements pris sur cet endroit, on me dit que c’est une sorte de chambre de passe où les grands hommes vont passer du bon temps avec leurs copines. Le jour du rendez-vous, je déclinai gentiment son offre et lui proposai un autre lieu de détente, près de chez moi. Il refusa dans un premier temps, mais curieusement, il finit par accepter, ayant crût peut-être un moment qu’il parviendrait à me convaincre de le suivre ailleurs, une fois sur place. Il ignorait que je pouvais moi aussi avoir des idées à toute situation. Je me rendis à son invitation avec ma sœur et son copain, ainsi que deux de leurs amis. Une fois installés, ils vinrent tous nous saluer, et prirent place à une table près de la nôtre. Extrêmement gêné, mon patron leur demanda de se joindre à nous. Ils refusèrent mais il insista néanmoins pour payer leur addition. Notre tête à tête prit fin et chacun rentra chez lui. Le lendemain il me fit part de son mécontentement et me pria d’être plus discrète prochainement car dit-il, il occupe un grand poste et a besoin de protéger son image. Je crus qu’il avait compris la leçon, hélas, les invitations continuaient à pleuvoir mais plus jamais je n’ai honoré aucune d’elles.

Au fil des jours, il a commencé à changer envers moi ; il ne me saluait plus et répondait à peine à mes salutations. Il ne me confiait plus de travail, et saisi toute occasion pour me sermonner comme son enfant et pour me ridiculiser comme une enfant.

Je tombai malade et m’absenta 10 jours, à mon retour, les choses avaient tellement changé que j’ai compris que je n’avais plus ma place auprès d’eux. La blessure était si profonde que j’en parlai à mes parents les larmes aux yeux. Ils me conseillèrent de rendre le tablier et dès le lendemain je rendis ma démission sans regret. Je me rappelle avoir envoyé des sms à la secrétaire que je considérais comme une grande sœur quelques temps après mais jamais elle ne m’a répondu ».

Malgré que le fait que l’actualité au Burkina Faso ne soit pas porté sur l’harcèlement sexuel et/ou moral, force est de constater que l’affaire DSK fera tache d’huile.
Dans cet état de fait, beaucoup de choses restent à faire. Il importe donc à chaque secrétaire de valoriser ce métier et de faire valoir ses compétences dans le respect strict de l’éthique professionnelle. Cela constituera un pas de plus dans la lutte des secrétaires pour la reconnaissance de leur rôle ainsi que de leur valorisation au sein des entreprises.

Nos remerciements à l’APSB et aux secrétaires qui ont acceptés nous entretenir longuement sur la question, notamment Charlotte Bado, A M.C., O.E., M.C., et mme B.A.Life

Pascaline Bicaba, sociologue, pour Burkinapmepmi.com

« Vous aussi, si vous êtes acteurs du monde de l’entreprise, si vous avez des questions, des commentaires, des témoignages, des sujets que vous voulez que nous abordons pour vous, n’hésitez pas, contactez nous à ditesnous@burkinapmepmi.com
Nous saurons vous garantir toute confidentialité.
 »


Vos réactions

  • C’est une réalité ! le métier de secrétaire n’est pas valorisant. Tu es à la limite la boniche du patron qui crie sur toi. Tant que nos patrons seront pour la plupart des analphabètes ce sera pareil.

  • Merci pour ces témoignages. En tout cas le mieux c’est de ne plus se laisser faire. Je suis secrétaire et je crois qu’il y a des choses qu’il ne faut plus garder secret lorsque ca touche notre personne.
    Merci à l’APSB

  • c’est vrai !les premières a être au bureau et les dernière a rentré c’est pas simple comme métier ! Avec des salaires qui laissent à désirer vraiment leur situation est à revoir !

  • pour le patron une secretaire "est une secretaire",une vision tres arretée pour cette catégorie de personnel là necessite une formation particuliere.il faudra aussi accepter qu elle est la clé du patron,pour toucher un directeur,il faut passser par sa secretaire, donc ayons le respect envers elle.

  • Tout le monde est secrétaire c’est le premier mot à savoir. A chacun son métier oui mais il faut que chacun sache qu’il a aussi des tâches de secrétaire à faire de temps à temps donc ce métier est à respecter et non juger ceux qui se spécialise dans ça pour réduire le poids des travaux à non seulement les patrons mais les autres. Il faut arrêter l’esprit fatal qui ne fera que nuire et rabaisser les patrons eux-même. Toute personne qui fait ce boulot est à saluer ; donc respectons nous c’est le boulot dehors tu sais qui je suis.

  • Bonsoir à tous et à toutes,
    Je m’appelle Anne N.
    Je suis béninoise, Secrétaire Caissière dans une strucutre pivée.
    Je voudrais commencer par remercier la Présidente de l’Association Des Secrétaires du Burkina Faso pour toutes ces initiatives.
    Je suis aussi membre de l’Association Béninoise des Professionnels du Secrétariat (ABEPS).
    J’ai eu la chance de travailler avec un patron qui me donne des conseils, quand il se fâche il crie, il va jusqu’à dire des mots qui découragent, je n’ai pas un bon statut mais je rends grâce car je peux être bien traiter ailleurs mais avec un patron qui va tout le temps courrir àprès moi.
    J’invite mes collègues secrétaires à prier et être très professionnel dans tout ce qu’il font.

  • Merci pour cet article. C’est difficile de travailler avec un patron de cette catégorie. Personnellement j’ai eu pareil problème ; mais étant excédé par son comportement je me suis défendue en lui donnant une gifle et il me santionnant d’une mise à pied de huit jours. Mais gräce à l’inspection du travail et au Secrétaire Général de la société je suis toujours à mon poste de travail.

  • Oui tout est dit mais je vais ajouter un mot pour l’ASPB pourquoi ceux qui veulent entrer dans ce mêtier n’ont pas acès à l’association ? Par exemple une fille qui travail dans une entreprise comme secrétaire et qui n’est pas eu ses diplome mais surtout former par le temps et n’a pas la chance pour les examens peut être membre de l’association ? Si oui aidez-les Merci.

  • Ce site semble clairement ergonomique, alors je pense le suivre de temps en temps afin d’apprécier vos différents post !
    Denis, qui gère ce mag de comparateur banque en ligne

  • Encore un excellent post, je reste très pressé de lire les différents commentaires. :-)
    Mina schweiz kredit

  • Tous les matins je vais sur votre blog afin d’y découvrir les derniers articles. Comme d’habitude, la qualité est vraiment bonne.
    Mouhamed schweiz kredit

  • Bonjour à tous, toutes
    Je m’appelle Noée, résidante en Afrique Centrale.
    Je remercie l’ABEPS pour toutes ces initiatives en amont, et encore des faits concrets élucidés, que nous vivons au quotidien.
    Je dirais plutôt que j’ai besoin de votre avis : car j’ai mon patron, qui, juge très satisfaisant mes prestations, et de l’autre côté le Secrétaire Général qui sollicite ma participation au sein de sa cellule (hormis ma mission d’assistante du directeur général, être également son assistante donc assistante du secrétaire général en charge du suivi des contrats). D’après vous, qu’est ce que cela signifierait ?

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